Scrum Master: Cosa fa e Come si svolge la sua giornata?

Scrum Master: cos’è?

Lo Scrum Master è un ruolo all’interno del team responsabile di promuovere Scrum così come è stato definito nella Guida Scrum e di garantire che il team viva valori e principi agili e segua i processi e le pratiche che il team ha concordato di utilizzare. Lo Scrum Master aiuta tutti a comprendere la teoria e le pratiche Scrum, sia all’interno dello Scrum Team che all’interno dell’organizzazione.

Lo Scrum Master in genere, non ha alcuna autorità effettiva. Le persone che ricoprono questo ruolo guidano con un approccio di influenza, spesso assumendo una posizione di leadership a servizio.

Essere uno Scrum Master è sfidante ed offre un’opportunità unica per fare davvero la differenza quando si lavora in Team.

In questa prima parte dell’articolo abbiamo visto il significato dello Scrum Master, adesso è il momento di scoprire di cosa si occupa nel concreto.

Scrum Master: cosa fa?

Quando pensiamo a una startup o ad un’azienda la cui parola chiave è “innovare”, la maggior parte di noi pensa ad un ambiente di lavoro caotico, incerto, non organizzato e difficile da gestire.

A volte è così, ma questo non significa che non si possa trovare una soluzione. Abbracciare la cultura Agile tramite la metodologia Scrum, ti aiuta a eliminare i rumori di sottofondo, poiché cambia assolutamente il modo in cui i team lavorano.

In breve tempo, potrai toccare con mano come il team inizia a sviluppare il coraggio di affrontare le sfide, la capacità di concentrarsi sugli obiettivi, l’impegno a raggiungerli, il rispetto reciproco delle opinioni e un’apertura alla comunicazione interna.

Lo Scrum Master in una Startup Agile

Essere uno Scrum Master in una grande organizzazione prevede un ruolo più esplicito e il tutto si può svolgere con chiarezza come indicato nella Scrum Guide.

In una startup invece, lo Scrum Master deve fare qualcosa in più. Ad esempio, può essere necessario intervenire come responsabile del progetto per mantenere i contatti con i clienti in modo da poter comprendere al meglio le loro esigenze.

Oppure, potrebbe capitare che lo Scrum Master sia anche responsabile della gestione delle risorse e del coordinamento con le agenzie di assunzione per il recruiting e organizzare i colloqui.

In poche parole, lo Scrum Master in una startup è una persona che ha bisogno di correre un miglio in più rispetto al ruolo nelle grandi organizzazioni.

Lavorare in una piccola squadra ha anche i suoi vantaggi però. Nelle grandi organizzazioni, può essere abbastanza difficile scardinare la tradizionale ideologia di gestione dei progetti in modalità time and material; nelle startup la gerarchia di gestione è snella, quindi è più facile istruire e motivare il team verso l’adozione completa della metodologia Scrum.

Cosa fa lo Scrum Master ogni giorno?

Se all’inizio può sembrare un po’ difficile interpretare il ruolo di Scrum Master dalla Scrum Guide, questa figura diventa in grado di adattarsi progressivamente e di stabilire un programma che includa le pratiche Scrum.

Di seguito riportiamo un esempio di programma in una giornata tipo dello Scrum Master in una startup:

Mattina

Facilita lo Stand Up meeting giornaliero di 15 minuti con il team e il PO (Product Owner) del progetto.
Controlla e aggiorna, ove necessario, il backlog e gli impedimenti secondo il feedback ottenuto durante il Daily Scrum.
Per gli elementi che richiedono una discussione con i membri del team, organizza una breve riunione per trovare soluzioni e proporre un confronto.
Rivede il backlog del progetto e verifica i grafici, come il burndown chart, che possono essere di aiuto per capire in che direzione si sta andando con lo sprint.

Pomeriggio

Incontra il PO del progetto per chiarire gli elementi del backlog e verifica se è necessario un aiuto.
Insieme al PO del progetto incontra altri stakeholder nel caso in cui sia necessario chiarire alcuni elementi o ragionare su alcuni impedimenti tecnici e non.
In base alla necessità, organizza incontri individuali o una breve chat con ogni membro del team per capire come si stanno affrontando le attività e se qualcuno ha bisogno di un aiuto.
Se sono necessari follow-up con gli stakeholder, fornitori o clienti, organizza una riunione di persona.

Il planning aiuta molto a semplificare le attività della aziende e inoltre, migliora l’efficienza del team. Lo Scrum Master partecipa anche alle cerimonie tra cui pianificazione dello sprint, perfezionamento del backlog, revisione dello sprint e retrospettive sullo sprint.

Sotto, riportiamo uno schema delle attività da fare in queste cerimonie e che possono essere utilizzate anche come linea guida per l’adozione di Scrum in una startup:

Pianificazione Sprint

Al fine di massimizzare il valore della sessione, lo Scrum Master tiene una discussione preliminare con il PO del progetto, esplorativa, giusto per avere un quadro della situazione che lo aiuti a facilitare eventuali discussioni. Inoltre, durante la sessione di pianificazione, si assicura che:

l’obiettivo di sprint definito dal PO del progetto sia chiaro per il team e le parti interessate,
il team stia lavorando sulla giusta quantità di lavoro e con lo scopo di massimizzare il valore di ciò che si sta facendo.

Affinamento del backlog

Lo Scrum Master, si unisce alle sessioni di perfezionamento del backlog per dare il suo contributo e si assicura se:

venga eseguita la stima degli story point degli elementi del backlog,
l’intero team partecipa e prende una decisione collettiva,
i criteri di accettazione per le storie degli utenti raccolti sono ben compresi dal team.

Revisione dello Sprint

Prima di mostrare l’incremento al cliente, lo Scrum Master e il Product Owner effettuano una revisione intermedia con gli stakeholder interni per verificare se l’incremento è come previsto. Successivamente, il proprietario del progetto conduce la sessione di revisione dello sprint con i clienti.

Si assicura che la discussione si attenga all’agenda dello sprint e nient’altro oltre. Di solito i clienti fanno molte domande e vogliono vedere le caratteristiche del progetto oltre lo sprint. Quindi, lo Scrum Master per evitare le discussioni oltre ai temi pianificati può educatamente a ricordare loro che gli altri aspetti saranno curati nei futuri sprint.

Sprint Retrospective

Secondo la Scrum Guide, le retrospettive dovrebbero essere condotte dopo ogni sprint, ma possono essere anche immediatamente dopo la revisione dello sprint con i clienti.

Un metodo che si usa per la revisione è DAKI (drop, add, keep, improve). A ciascun membro viene chiesto di identificare qualsiasi cosa che desiderano eliminare, aggiungere, continuare a fare e migliorare.

Per questa attività si può utilizzare la scheda Trello per fare il brainstorming e identificare gli oggetti per ogni categoria. Le idee di brainstorming vengono quindi consolidate e, attraverso il voto comune, gli elementi specifici vengono identificati e rivisti nella prossima retrospettiva sullo sprint.

Lo Scrum Master monitora lo stato di avanzamento delle aree di miglioramento e continua a ricordarle al team.

Periodicamente, durante le retrospettive, lo Scrum Master misura il “livello di felicità” della squadra. Questa metrica è stata introdotta da Jeff Sutherland nel suo libro “L’arte di fare il doppio in metà tempo” e può essere personalizzata in base all’ambiente della propria azienda.

Le domande da fare al team possono essere sia qualitative che quantitative.

Esempio:

Vota su una scala da 1 a 5

Come ti senti rispetto al tuo ruolo in questo momento?
Quanto sei soddisfatto di lavorare con il cliente?
Come ti senti rispetto all’azienda nel suo complesso?

Altre domande

Quale cosa ti renderebbe più entusiasta nel prossimo Sprint?
Come contribuirai a migliorare l’entusiasmo e il commitment della squadra nel suo insieme?

Dopo il consolidamento, lo Scrum Master presenta i risultati al management per mostrare loro il livello di motivazione nell’azienda e cosa deve essere fatto per migliorare il morale e mantenere le persone.

Conclusione

Essere uno Scrum Master è impegnativo ma allo stesso tempo dà molte soddisfazioni. Lo Scrum Master dovrebbe anche ricordare sempre di essere il servant-leader che adotta un approccio più olistico al lavoro, essere a servizio e offrire supporto agli altri promuovendo al contempo un senso di proprietà condivisa e rendendo possibile e facilitando il processo decisionale collettivo.

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Scrum Master: Cosa fa e come si svolge la sua giornata ?